AVG

Hulp bij voldoen aan verplichtingen privacywet

Vanaf 25 mei 2018 moet iedere vereniging, sportclub, bedrijf en school (kortom elke organisatie) het beheer over persoonsgegevens goed hebben geregeld. Dat geldt dus ook voor de muziekverenigingen die bij een KNMO-bond zijn aangesloten! Bestuurders zijn persoonlijk aansprakelijk. Is het niet op orde? Dan kan de Autoriteit Persoonsgegevens een forse boete opleggen. Laat dat niet gebeuren. Voorkom problemen door de juiste maatregelen te nemen.

De afgelopen periode hebben ruim 1.550 verenigingen gebruik gemaakt van het eenmalig introductie-aanbod om het AVG-programma van de Stichting AVG voor Verenigingen te gebruiken. Dankzij dit programma hebben ze zich in orde kunnen maken voor de AVG-wet.

Het is echter verplicht om blijvend te kunnen aantonen dat je voldoet aan de AVG. Dat kun je op twee manieren doen. Als je gebruik maakt van het AVG-programma, kan je de wijzigingen handmatig bijhouden en bewaren bij het certificaat dat je al hebt. In de KNMO-Klankwijzer nieuwsbrief houden we je op de hoogte van eventuele veranderingen in de wetgeving.

Een andere mogelijkheid is dat je bij Stichting AVG blijft. Zij bieden in vergelijking met andere aanbieders een voordelig tarief voor het volledige AVG-programma. Daarmee hoef je wijzigingen niet handmatig bij te houden. Het afgesproken tarief is €60,- per jaar of €15,- per kwartaal. Deze bedragen zijn exclusief BTW. Verder is het belangrijk om te weten dat er ook nieuwe functies zijn in het programma die het AVG-werk makkelijker maken, zoals een automatische AVG-verklaring. Daarnaast kan je kosteloos gebruik maken van de telefonische juridische AVG Helpdesk.

Verleng je licentie
Als je de licentie wilt verlengen doe dat dan vóór 22 juli a.s. Dat is namelijk de einddatum van je AVG-programma. Verleng je niet, dan zullen je gegevens nog 1 maand worden bewaard (na 22 juli). Daarna worden deze vernietigd.

Verlengen in 3 stappen
1. Log in middels deze link (https://www.avg-programma.nl/knmo) op het AVG-programma
2. In de rechterbovenhoek staat de melding dat je licentie per 22 juli verloopt
3. Klik op deze melding en maak je keuze tussen een licentie voor een jaar of kwartaal

Heb je destijds geen gebruik gemaakt van het introductieaanbod maar wil je het AVG-programma gaan gebruiken, vul dan het aanmeldformulier in en je krijgt van ons een kortingscode waarmee je gebruik kunt gaan maken van het programma van de Stichting AVG. Ook voor stichtingen die naast de verenigingen functioneren, kunt je als aangesloten muziekvereniging een kortingscode aanvragen. Het invullen van de 15 stappen is niet moeilijk, maar soms wel wat werk. Aan de hand van duidelijke instructies en uitleg past u de ICT, de organisatie, de communicatie en alle juridische zaken, zoals contracten, aan de nieuwe eisen aan. Het programma ziet geen onderdelen van de wettelijke verplichting over het hoofd. Het is gebruiksvriendelijk en ontdaan van moeilijke juridische taal.

Heeft u hulp nodig? De Stichting AVG voor verenigingen (avgverenigingen.nl)  heeft professionals die alles weten van de wet én weten hoe je die moet implementeren. Met de licentie heeft u toegang tot deze hulp.

Privacy policy en verwerkersovereenkomst

Informatie over de gegevens die de KNMO vastlegt en met welk doel vindt u hier: Privacy policy KNMO

Voor de verenigingen aangesloten bij een van de KNMO-bonden is een verwerkersovereenkomst opgesteld, i.v.m. de periodieke verstrekking van persoonsgegevens. U kunt deze invullen en tekenen, en fysiek of elektronisch bewaren bij uw overige AVG-stukken. In de privacy policy staat op blad 2 welke gegevens de KNMO in het kader van het bondslidmaatschap periodiek zal registreren. U kunt het document hier downloaden: Verwerkersovereenkomst Vereniging – KNMO getekend