Heeft u een vraag over de privacywetgeving of over het 15 stappenplan? Kijk dan even of uw vraag hieronder staat. Is dat niet het geval, dan kunt u uw vraag mailen naar info@knmo.nl. Wij zullen dan zo snel mogelijk zorgen dat er een antwoord komt.

AVG-programma voor KNMO-leden

KNMO-leden kunnen voor een gereduceerd tarief het stappenplan van de Stichting AVG voor verenigingen volgen via deze link: https://www.avg-programma.nl/aanmelden-knmo

Zet vandaag je privacyverklaring op je website

Het is belangrijk dat de privacyverklaring duidelijk en goed vindbaar op je website staat. Dit is eenvoudig op afstand te controleren. Ontbreekt een privacyverklaring, dan kan al snel de indruk ontstaan dat je vereniging niet aan de AVG voldoet.

Iedere vereniging is verplicht om leden en andere relaties te informeren over wat er met hun persoonsgegevens gebeurt. Zorg daarom voor een heldere en begrijpelijke privacyverklaring en plaats deze op een logische plek op de website, bijvoorbeeld onderaan in de footer en bij de contactgegevens. In het stappenplan vind je hiervoor voorbeelden.

Verwijs in alle formulieren en documenten waarin je om persoonsgegevens vraagt naar deze privacyverklaring.

Wij krijgen veel vragen over de AVG. De antwoorden daarop zijn niet altijd eenduidig. Ook deskundigen verschillen soms van mening over de precieze uitleg van de wet. Hieronder vind je de vragen die het vaakst zijn gesteld.

Mag ik nog foto’s maken en verspreiden?

Over het maken en publiceren van foto’s bestaan verschillende opvattingen. Na overleg met meerdere partijen komen wij tot het volgende advies.

Het maken van foto’s tijdens openbare activiteiten is in veel gevallen toegestaan. Voor het publiceren en verspreiden van foto’s ligt dit genuanceerder. Daarbij spelen onder meer de situatie waarin de foto is gemaakt, het doel van de publicatie en de belangen van de afgebeelde personen een rol.

Het is daarom verstandig om leden vooraf duidelijk te informeren dat er tijdens activiteiten foto’s kunnen worden gemaakt en waarvoor deze beelden worden gebruikt. Wanneer iemand aangeeft niet gefotografeerd te willen worden, adviseren wij om daar zoveel mogelijk rekening mee te houden. Vraagt iemand achteraf om een foto te verwijderen, ga daar dan zorgvuldig mee om en verwijder de foto bij voorkeur zonder onnodige discussie.

Wanneer een portret niet in opdracht is gemaakt, kan het in beginsel worden gepubliceerd. De afgebeelde persoon kan zich echter tegen publicatie verzetten wanneer diegene daarvoor een redelijk belang heeft, bijvoorbeeld vanwege de bescherming van de privacy. Een foto kan bijvoorbeeld ten onrechte de indruk wekken dat twee personen een relatie hebben of samen bij een bepaalde gelegenheid aanwezig waren.

Ook bij foto’s van kinderen is extra zorgvuldigheid nodig. Vraag ouders of wettelijke vertegenwoordigers bij voorkeur vooraf toestemming voor het maken en gebruiken van herkenbare foto’s. Om misverstanden te voorkomen, kan een vereniging jaarlijks vastleggen of leden en ouders toestemming geven voor het gebruik van foto’s tijdens verenigingsactiviteiten. Geef daarbij duidelijk aan waar de beelden kunnen worden gepubliceerd, bijvoorbeeld op de website, sociale media, in een nieuwsbrief of in drukwerk.

Meer informatie over de verhouding tussen het portretrecht en de AVG is te vinden in dit artikel:https://blog.iusmentis.com/2017/12/06/hoe-verhoudt-portretrecht-zich-tot-avg/

Moet ik met alle leden een lidmaatschapsovereenkomst afsluiten?

Nee, verenigingen hoeven niet met alle leden een nieuwe lidmaatschapsovereenkomst af te sluiten. Het is voldoende om leden te informeren over de manier waarop de vereniging met persoonsgegevens omgaat. Dit kan bijvoorbeeld per e-mail, met een verwijzing naar de privacyverklaring op de website.

Moet ik mijn archief met persoonsgegevens vernietigen?

Nee, verenigingen hoeven hun volledige archief met persoonsgegevens niet zonder meer te vernietigen. Wel is het belangrijk om na te gaan welke gegevens nog nodig zijn, met welk doel ze worden bewaard en hoe lang dat redelijk is.

Wil je gegevens van oud-leden bewaren om hen in de toekomst uit te nodigen voor bijvoorbeeld een reünie, jubileum of lustrumconcert? Leg dit doel dan duidelijk vast en informeer leden hierover. Oud-leden stellen het vaak op prijs om betrokken te blijven bij de vereniging, maar zij moeten wel weten welke gegevens worden bewaard en waarvoor deze worden gebruikt.

Het is verstandig om naast een inschrijfformulier ook een uitschrijfformulier te gebruiken. Daarop kun je vertrekkende leden vragen of hun contactgegevens bewaard mogen blijven en of zij nieuws en uitnodigingen van de vereniging willen ontvangen. Je kunt hen op dat moment ook vragen of zij steunend lid of donateur willen worden.

Verwerkersovereenkomsten met de KNMO en andere partijen

Dit is een onderwerp dat in de praktijk best ingewikkeld kan zijn. Volgens de AVG moet een vereniging een verwerkersovereenkomst afsluiten met organisaties die namens de vereniging persoonsgegevens verwerken.

De KNMO en de aangesloten bonden verwerken bijvoorbeeld persoonsgegevens bij de huldiging van jubilarissen, het afdrukken van muziekdiploma’s en de deelname van verenigingen of individuele leden aan wedstrijden en concoursen. Hiervoor heeft de KNMO een verwerkersovereenkomst opgesteld. Deze is te vinden op www.knmo.nl/avg. Ook de aangesloten bonden beschikken over een dergelijke overeenkomst.

Denk daarnaast aan digitale dienstverleners zoals Google, Dropbox en iCloud. Ook zij kunnen persoonsgegevens namens de vereniging verwerken. Grote aanbieders hebben hiervoor meestal standaardvoorwaarden of een verwerkersovereenkomst beschikbaar. Controleer daarom welke diensten je gebruikt en welke afspraken over de verwerking van persoonsgegevens daarbij gelden.

Welk boetebedrag moet ik in de geheimhoudingsverklaring opnemen?

In het stappenplan staan twee voorbeelden van een geheimhoudingsverklaring: een korte en een uitgebreidere versie met een boetebeding.

Een boetebeding kan passend zijn voor organisaties die veel met bijzondere of gevoelige persoonsgegevens werken, zoals medische beroepsverenigingen. Voor de meeste muziekverenigingen is dat doorgaans niet nodig. In de meeste gevallen volstaat daarom de korte geheimhoudingsverklaring, zonder een vooraf vastgesteld boetebedrag.

Bij een bewuste of ernstige schending van de geheimhouding kan de vereniging uiteraard wel passende maatregelen nemen.

Wie heeft toegang tot persoonsgegevens?

Binnen een vereniging komt het regelmatig voor dat meerdere leden toegang hebben tot adressenbestanden of andere persoonsgegevens. Maak duidelijke afspraken over wie deze gegevens mag inzien en waarvoor ze mogen worden gebruikt. Informeer iedereen die toegang heeft over de privacyregels en benadruk dat de gegevens alleen voor afgesproken verenigingsdoeleinden mogen worden gebruikt.

Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen dat alleen de secretaris berichten naar leden verstuurt. Een andere mogelijkheid is dat meerdere bestuursleden toegang hebben tot bepaalde gegevens. Leg in alle gevallen duidelijk vast wie toegang heeft, welke gegevens worden gedeeld en met welk doel.

Verstuur e-mails aan grotere groepen bij voorkeur met de ontvangers in de BCC. Zo voorkom je dat e-mailadressen onbedoeld zichtbaar worden voor alle geadresseerden. Gebeurt dit toch, dan kan er sprake zijn van een datalek.

In het stappenplan van de Stichting AVG lees je wat onder een datalek wordt verstaan en welke stappen je in dat geval moet nemen.