Vrijwilligers werven en behouden

De beste manier om vrijwilligers te werven is vrijwilligers houden!

Waar zou je als muziekvereniging zijn zonder vrijwilligers? De leden van je vereniging die zich in bestuur, commissies en werkgroepen inspannen en de mensen eromheen die je komen helpen als dat nodig is. Kantinediensten, vervoer van instrumenten, mensen die je uniformen gratis aanpassen, de kassa bemensen bij concerten of klaarstaan bij financiële acties. Staan ze bij jouw vereniging in de rij of heb je moeite om hulp te krijgen en zijn het altijd dezelfde mensen die het werk doen? We geven je hier tips over het omgaan met vrijwilligers. Want de beste manier om vrijwilligers te werven, is vrijwilligers te houden. Dan zijn het de vrijwilligers zelf die zorgen dat de kring groter wordt.

Tip 1 – Zorg voor duidelijkheid

Maak voor alle taken binnen je organisatie een duidelijk profiel. Realiseer je dat het gemakkelijker is om mensen te vragen voor een kleine klus dan meteen voor een functie met veel verantwoordelijkheid. In het  profiel maak je duidelijk wat het werk inhoudt, maar ook wat de vrijwilliger van je vereniging kan verwachten. Iemand die begint met een kleine klus en dat leuk vindt, kun je langzamerhand steeds meer bij het vrijwilligerswerk en je vereniging betrekken.

Tip 2 – Leer je leden en de vrijwilligers kennen

Voor elke taak of functie heeft een vrijwilliger bepaalde competenties nodig. Als vereniging wil je graag de juiste persoon voor de juiste taak. Voor de vrijwilliger is het belangrijk dat hij of zij het werk goed kan doen, maar ook voldoening vindt. Vraag waar interesses liggen en waarom iemand zich voor je vereniging wil inzetten. Doe dat bij nieuwe vrijwilligers, maar praat ook regelmatig even met de vrijwilliger die ‘bij de inventaris hoort’. Net zoals je een ledenlijst hebt, is het ook handig om een lijst te hebben met namen van niet-leden die zich voor je vereniging willen inzetten.

Tip 3 – Zorg voor betrokkenheid

Geef vrijwilligers het gevoel dat ze erbij horen. Hou ook de vrijwilligers die niet lid zijn van je vereniging op de hoogte van alles wat binnen je vereniging speelt. Nodig ze ook uit voor je activiteiten als je ze niet nodig hebt. Beloon vrijwilligers af en toe met een bloemetje, flesje of cadeautje. Maar pas op voor scheve gezichten en zorg voor gelijkheid.

Vrijwilligersvergoedingen

Natuurlijk heeft niet elke vereniging de financiële middelen om vergoedingen te betalen, maar we zetten de mogelijkheden toch even op een rijtje. Vrijwilligerswerk mag je tot op zekere hoogte financieel belonen. Vergoeding van de kosten kan zeker een drempel wegnemen voor sommige vrijwilligers. Verenigingen mogen de onkosten die door vrijwilligers gemaakt worden, vergoeden. Reiskosten, maar ook kosten van kantoorartikelen bijvoorbeeld. Voorwaarde is dat documenten, zoals bonnetjes of declaratieformulieren aan de belastingdienst overlegd kunnen worden. Een andere mogelijkheid is om een belastingvrije vrijwilligersvergoeding uit te keren. Deze regelingen mogen niet gecombineerd worden. We zetten de mogelijkheden en regels op een rijtje.

Reiskostenvergoeding

Werkgevers mogen hun werknemers maximaal € 0,19 per km vergoeden. De vergoeding voor vrijwilligers die met hun eigen auto reizen mag hoger zijn, maximaal kostendekkend. Op de website van de ANWB kun je de kilometerkosten per auto uitrekenen.
Vrijwilligers die met het openbaar vervoer reizen, kunnen dat doen met een persoonlijke of anonieme OV-chipkaart of met losse kaartjes. Via www.ov-chipkaart.nl kan de vrijwilliger met een persoonlijke OV-chipkaart een overzicht opvragen. Met een anonieme OV-chipkaart kan dat aan de balie van NS-stations. Losse kaartjes kun je inleveren bij het declaratieformulier.

Belastingvrije vrijwilligersvergoeding

Een vereniging of organisatie mag besluiten om vrijwilligers een vergoeding te betalen. De vrijwilligersvergoeding is een onbelaste onkostenvergoeding die vrijwilligers kunnen ontvangen wanneer zij aan bepaalde voorwaarden voldoen. Zolang de ontvangen vergoedingen de maximale normbedragen niet overschrijden, hoeven de vrijwilligers de vergoedingen niet aan de belastingdienst door te geven. Ook de organisatie waarvoor de vrijwilliger werkt, betaalt hierover geen premies werknemersverzekeringen. Met deze maatregel wil het kabinet vrijwilligerswerk stimuleren.

Voor vrijwilligers van 21 jaar en ouder geldt vanaf 2021 een belastingvrij bedrag van maximaal € 5,00 per uur, € 180 per maand (2020: € 170) en € 1.800 per jaar (2020: € 1.700).
Vrijwilligers jonger dan 21 jaar mogen maximaal € 2,75 per uur, € 180 per maand (2020: € 170) en € 1.800 per jaar (2020: € 1.700).

Zowel de vergoeding per uur, per maand, als per jaar mag niet hoger zijn dan de genoemde bedragen. Let op: deze bedragen gelden per vrijwilliger, niet per vereniging. Een vrijwilliger die bij twee verenigingen vrijwilligerswerk doet, mag dus niet tweemaal de maximale vergoeding ontvangen.  Deze maximumbedragen gelden voor het totaal van de vergoedingen, dus ook bijvoorbeeld voor reiskostenvergoeding of verstrekte zaken in natura.

Voor vrijwilligerswerk gelden de volgende criteria:

• De werkzaamheden worden verricht voor een organisatie die is vrijgesteld van óf niet is onderworpen aan vennootschapsbelasting of voor een vereniging, stichting of ANBI.
• De vrijwilliger is niet in dienst bij de organisatie, vereniging of stichting.
• De vrijwilliger doet de werkzaamheden niet beroepsmatig.
• De vrijwilligersvergoeding staat niet in verhouding tot de omvang en tijdsbeslag van het werk.

Vergoeding voor iemand met een uitkering

Mensen met een uitkering mogen vrijwilligerswerk doen. Dit moeten ze in de meeste gevallen wel melden bij de uitkeringsinstantie. Zij mogen ook een onkosten- en vrijwilligersvergoeding ontvangen. Voor mensen met een bijstandsuitkering gelden andere regels. Zij mogen zonder problemen bedragen tot € 95 per maand € 764 per jaar ontvangen. Als de gemeente beslist dat het vrijwilligerswerk toetreding tot de arbeidsmarkt bevordert, mag de vergoeding vanaf 2019 maximaal € 170 per maand en € 1700 per jaar bedragen.

Vrijwilligersvergoeding als gift