Verbeter de wereld, begin bij jezelf!
Dat spreekwoord geldt ook als je gaat communiceren over je vereniging. Want wie kan er nu beter reclame maken voor je vereniging dan de leden. Mond-tot-mondreclame is de beste reclame die er is! Maak je leden er door goede interne communicatie van bewust dat zij het verschil kunnen maken.
Met interne communicatie zorg je voor betrokken leden
Bij veel verenigingen zie je dat bestuursleden zich meer betrokken voelen dan het gemiddelde lid. Door te zorgen dat je leden overal van op de hoogte zijn, zorg je dat ook zij zich betrokken voelen. Dat heeft heel veel voordelen:
- Betrokken leden blijven langer lid
- Betrokken leden komen vaker naar activiteiten (repetities, concerten, optredens en acties om geld te genereren)
- Betrokken leden zullen eerder helpen als dat nodig is
- Van betrokken lid naar bestuurder is een makkelijke stap
- Betrokken leden maken reclame voor de vereniging
Als je leden reclame gaan maken voor je vereniging levert dat nieuwe leden op. Ze maken mensen enthousiast voor hun hobby. Als je van een goede bekende hoort hoe leuk een hobby is, ben je eerder geneigd om dat zelf uit te proberen. Als je leden reclame maken voor je activiteiten, levert dat meer publiek op, maar ook is de kans groter dat mensen donateur worden of sponsor. Maak van je leden ambassadeurs!
Tips om je leden te betrekken
Het betrekken van je leden begint bij goede interne communicatie. Zorg dat je leden op de hoogte zijn van alles wat er speelt binnen je vereniging. Maak ze deelgenoot van de successen, maar ook van de uitdagingen. Hou niets geheim (tenzij het om personen gaat), maar vertel juist alles wat je als bestuur / organisatie doet.
Een voorbeeld
Er was eens een muziekvereniging die in financiële moeilijkheden verkeerde. Al jaren werd ingeteerd op het eigen vermogen en de bankrekening was inmiddels flink geslonken. Het bestuur voelde zich verantwoordelijk en probeerde op allerlei manieren geld te verdienen voor de vereniging. Helaas zonder succes. Toen het water ze aan de lippen stond, besloten ze een algemene ledenvergadering bij elkaar te roepen. Ze moesten figuurlijk ‘met de billen bloot’. De bestuursleden zagen er vreselijk tegenop om de leden te vertellen over de situatie en verwachtten veel kritiek.
Tijdens de algemene ledenvergadering leerden ze een belangrijke les.
De leden waren namelijk helemaal niet boos, maar wel teleurgesteld dat ze niet eerder waren geïnformeerd over de slechte financiële situatie. Het bleek dat de leden met goede ideeën kwamen om meer geld in het laatje te brengen. En er waren ineens veel meer leden die wilden helpen bij de financiële acties. Er waren een paar leden die bij een winkel waar ze vaak kwamen, gingen vragen om sponsoring. Ook werd er gekeken naar de kostenkant. Een van de leden kon gratis vervoer voor het slagwerk regelen voor het komende concert en een bevriend bouwbedrijf leverde materialen voor een podium, zodat dat dat niet steeds gehuurd hoefde te worden. Langzamerhand kwam er weer meer geld op de rekening. Maar dat niet alleen, ook de saamhorigheid verbeterde.
Bedenk welke middelen je hebt om je leden te informeren. We noemen hier alle middelen die we kunnen bedenken. Weet je er nog meer? Laat het ons dan weten via kennisbank@knmo.nl.
- Mondeling tijdens de repetitie, een activiteit of een vergadering
- Schriftelijk, via de mail (stuur een activiteiten- of repetitieschema steeds als bijlage mee)
- Een WhatsApp groep
- Een besloten Facebookgroep
- Een besloten gedeelte op de website
- Het Clubblad
Een ander voorbeeld
Er was eens een vereniging die zich voorbereidde op een groot concert. Er deed een bekende Nederlander mee en een lokale band. Het bestuur verwachtte dat er wel zo’n 500 mensen naar het concert zouden komen luisteren. Elke week werd vergaderd en men was enorm trots op alles wat ze organiseerden. Intussen repeteerden de leden elke week braaf de te spelen werken.
Toen de avond naderde, werd het bestuur toch wel bezorgd. Er waren nog niet zoveel kaarten verkocht. Ze deden een oproep aan de leden om nog wat kaarten te verkopen, maar dat hielp niet zoveel. De organisatie begreep er helemaal niets van.
De avond van het concert kwam en de zaal zat halfvol. Maar op het podium gebeurde iets bijzonders. Want pas tijdens het concert kregen de leden van de muziekvereniging in de gaten hoe leuk het concert was opgezet. Er was een beamerpresentatie met beelden die bij de muziek pasten. De presentator praatte met heel veel humor de avond aan elkaar en de bekende Nederlander bleek een enorme entertainer.
Wat kon het bestuur hiervan leren? Terwijl ze zelf enorm veel voorpret hadden, waren ze vergeten om dat met de leden te delen. Die kwamen er pas op de avond zelf achter wat de organisatie al maanden had voorbereid. De bekende Nederlander, bleek bij veel leden helemaal niet zo bekend te zijn. Dat gold ook voor de lokale band.
Het concert daarna werd anders aangepakt. Elke week deelde een van de commissieleden wat er al voor het concert geregeld was. Er kwam informatie over de bekende Nederlander, met YouTube filmpjes kreeg iedereen een goed beeld van haar. En wat gebeurde er? De leden waren net zo enthousiast als de organisatie. Ze vertelden familie, buren en collega’s over het geweldige concert dat er aan kwam. Weken ervoor was de zaal uitverkocht en er werd zelfs nog een tweede voorstelling gepland.