Een van de belangrijkste taken van de penningmeester is het voeren van de (financiële) administratie. Daaronder valt niet alleen de administratie van contributieverplichtingen, maar ook het voeren van de algehele boekhouding, het uitsturen van facturen en betalen van rekeningen. Het tijdsbeslag van deze werkzaamheden is sterk afhankelijk van de omvang en activiteiten van de vereniging, maar een goede financiële administratie is cruciaal om als bestuur effectief te kunnen opereren.
Het is dan goed te beseffen dat de financiële administratie je als penningmeester niet alleen tijd kost, maar ook veel inzicht kan opleveren in de grootste kostenposten, het verloop van opbrengsten en lasten en winstgevendheid van bepaalde activiteiten. Deze informatie is waardevol om deugdelijk financieel beleid te kunnen voeren, maar helpt ook om tijdens de ALV verantwoording af te leggen over het gevoerde beleid.
Daarnaast eisen subsidiefondsen en sponsoren vaak een financiële (project) verantwoording als voorwaarde voor hun bijdrage. Om als penningmeester overzicht te bewaren kan het handig zijn om gebruik te maken van een boekhoudprogramma voor de financiële administratie. Het voordeel daarvan is dat onregelmatigheden gemakkelijker zijn op te sporen, bijvoorbeeld omdat een post niet goed verantwoord is. Bovendien kunnen snel elementaire overzichten uit de cijfers worden gehaald zoals een balans en winst- en verliesrekening. Ten slotte is het te overwegen om wekelijks een vast moment in je agenda te prikken om de administratie bij te werken zodat je voorkomt dat je achterstanden oploopt.
De KNMO kennisbank wil een interactief platform zijn, dus heb je vragen, opmerkingen of aanvullingen, mail dan naar kennisbank@knmo.nl