Verenigingsgebouw

Voor sportverenigingen is het heel normaal om een eigen verenigingsgebouw te hebben. Dat is het voor muziekverenigingen helaas niet. De verenigingen met een eigen gebouw, hebben daaraan natuurlijk wel werk. Een gebouw moet onderhouden worden en je moet goed op de hoogte zijn van wet- en regelgeving. Maar er zijn ook veel voordelen, je kunt het gebruiken wanneer je zelf wilt, je kunt er muzieklessen verzorgen, je hebt opslagmogelijkheden en in sommige gevallen kun je het ook aan andere verenigingen of organisaties verhuren op de momenten dat je het gebouw zelf niet gebruikt. En met een eigen kantine, kun je ook nog eens de verenigingskas spekken.

We hebben voor je op een rijtje gezet wat er allemaal komt kijken bij een eigen gebouw. We realiseren ons ook dat elke situatie anders is. Dat de financiële situatie van verenigingen verschilt. Dat de ene vereniging in een gemeente gevestigd is die verenigingen ondersteunt, en dat andere gemeenten vooral hindernissen opwerpen. Met onze informatie willen we je inspireren om binnen je eigen mogelijkheden te kijken hoe je op een zo optimale manier je verenigingsgebouw kunt inrichten. We gaan daarbij uit van een zo ideaal mogelijke situatie.

Je kunt delen van de informatie natuurlijk ook gebruiken om een bestaande ruimte geschikt te maken als verenigingsgebouw.

De KNMO kennisbank wil een interactief platform zijn, dus heb je vragen, opmerkingen of aanvullingen, mail dan naar kennisbank@knmo.nl

Bouw van een repetitieruimte
Voordat je met bouwen begint, moet je veel voorbereiden. Hieronder geven we je een  voorbeeld van een stappenplan.

  1. Voorbereiding
  • waar ga je bouwen? (bouwterrein zoeken)
  • wat kan de gemeente voor je doen?
  • programma van eisen
  • financieringsmogelijkheden
  1. Ontwerp
  • architect of ontwerper kiezen
  • ontwerp
  • kostenraming
  • bouwaanvraag
  1. Aanneming
  • werktekeningen
  • bestek
  • definitieve begroting 
  • financiering regelen 
  • offerte
  • aannemingscontract
  • wat doe je zelf?
  1. Uitvoeringsfase
  • organiseren werk dat je zelf doet
  • toezicht
  • wie beslist namens de vereniging?
  • melding start aan gemeente 
  • bouwvergaderingen
  • oplevering
  1. inrichting
  • meubilair
  • stoffering 
  • vloerbedekking
  • glaswerk en serviesgoed
  • apparatuur 

Locatie
Voordat je met het ontwerpen en bouwen van je verenigingsgebouw begint, moet je eerst op zoek naar een geschikte locatie. De gemeente heeft een bestemmingsplan dat bepaalt wat voor gebouw er waar gebouwd mag worden. Bestemmingsplannen kunnen ook aangepast worden, maar dat kan een lange procedure zijn. Als je plannen hebt voor een eigen gebouw, ga dan eerst met de gemeente om tafel. Zij kunnen je vertellen waarmee je rekening moet houden.

Aspecten die van belang zijn:

  • Afmetingen
    Maak een overzicht van de verschillende ruimtes die je nodig hebt (en kunt betalen).
    Bepaal hoe groot die ruimtes moeten zijn (lengte x breedte x hoogte).
    Voorbeelden van ruimtes die zich in een verenigingsgebouw bevinden:
  • Repetitieruimte – hou rekening met 2m2 per orkestlid en voldoende loopruimte. Zorg dat er ruimte is om te groeien!
  • Zorg voor een hoogte van minimaal 5 meter, als dat haalbaar is (zie ook akoestiek)
  • Leslokalen (afmeting afhankelijk van het aantal leerlingen per les)
  • Kantine (met keuken)
    Waarvoor ga je de kantine gebruiken? Hoeveel personen werken achter de bar? Koffie in de pauze, een drankje na afloop? Wil je hier ook kunnen vergaderen of groepsrepetitie houden? Ga je er ook snacks uit de frituur serveren of tosti’s? Denk ook aan geluidshinder als de ruimte tijdens de repetitie wordt gebruikt of als er wordt afgewassen. En voorkom geuroverlast van friteuse e.d. (ventilatie). Wil je een aparte keuken of krijgt de apparatuur een plekje achter de bar?
  • Apparatuur:
    • koffiezetapparaat
    • koelkast voor drank en etenswaren
    • apparatuur om te koken, frituren (magnetron?)
    • aanrecht met dubbele spoelbak
    • afwasautomaat
    • opbergruimte voor glas en servies
    • geiser of boiler
    • een bier- en/of frisdranktap
  • Afsluitbare opslagruimtes voor slagwerk, uniformen (met pasruimte), muziekbibliotheek (met kopieer- of printapparatuur, sorteerruimte), instrumenten die niet in gebruik zijn, voorraad voor de kantine.
    Afmeting is afhankelijk van hoeveelheid, zorg dat groei mogelijk is.
    Let op dat de deuren op de route van opbergruimte naar repetitieruimte breed genoeg zijn voor het slagwerk.
  • Ruimte om in en uit te pakken
  • Vergaderruimte(s)
  • Toiletten
    Reken voor dames en heren afzonderlijk per 20 leden 1 toilet of urinoir
    Voor elke toiletgroep een halletje met wastafel(s)
    Denk ook aan een rolstoeltoilet
  • Hal met garderobe
    (Denk aan voldoende ruimte voor transport van grote instrumenten)
  • Meterkast
    Zo dicht mogelijk bij de voordeur, afmeting (breedte x diepte x hoogte in cm: 0,70 x 0,35 x 2,10. Denk aan ventilatie.
  • CV-ruimte
  • Fietsenstalling
  • Bereikbaarheid
    Denk bij bereikbaarheid aan parkeerruimte voor auto’s en fietsen, openbaar vervoer en veiligheid. Kan de jeugd veilig alleen op de fiets komen? Hou ook rekening met bebouwing in de buurt. Staan er woningen vlakbij? Dan zul je extra voorzieningen tegen geluidsoverlast moeten treffen. Maar denk ook aan de geluidsoverlast die je zelf kunt ondervinden.
  • Voorschriften en vergunningen
    Vraag de gemeente waarmee je rekening moet houden. Denk aan:

    • schone grond verklaring
    • vluchtwegen
    • waar komen deuren en hoe gaan ze open? (denk aan voorschriften vluchtweg)
    • brandblusvoorzieningen
    • bouwvergunning (hiervoor is een goede tekening nodig)
    • kapvergunning (als er bomen gerooid moeten worden)
    • milieuvergunning (o.a. geluid)
    • bouwbesluit 2012 (brandveiligheidseisen)
    • wet Bibob
    • bestemmingsplan
    • bouwstoffenbesluit
    • eisen en wensen van nutsbedrijven
  • Andere wet- en regelgeving waar je rekening mee moet houden als je gebouw klaar is:

    • WOZ/Onroerend zaak belasting
    • waterschapsheffingen en rioolrecht, reinigingsrecht
    • SENA: Als je in de kantine/bar muziek afspeelt via een geluidsinstallatie. 
    • omzetbelasting over kantine/bar opbrengst.
    • drank- horecawetgeving
    • loonheffing als je iemand in dienst hebt.
    • voorschriften Brandweer
    • abonnementen en onderhoudscontracten
      (telefoon – internetverbinding – kabelaansluiting TV – muziek – beveiliging enz.)

Sommige gemeenten vragen een sociëteitsvergunning voor het gebruik van het buffet.
In iedere vereniging/stichting en in andere paracommerciële horecabedrijven waar alcohol geschonken en/of verkocht wordt, moeten minimaal 2 bestuurders/beheerders in het bezit zijn van het Diploma Sociale Hygiëne (en op de vergunning vermeld staan). Volgens de Drank- en Horecawet moet er tijdens de openingstijden van een paracommerciële instelling altijd iemand aanwezig zijn dit een IVA (instructie verantwoord alcohol schenken) instructie hebben gevolgd. Een paracommercieel horecabedrijf waar géén alcohol geschonken en/of verkocht wordt, heeft geen Diploma Sociale Hygiëne nodig. Zie https://sociale-hygiene.nl/svh-diploma-sociale-hygiene-verplicht

 

Bouwdeskundigen
Als je een repetitieruimte wilt bouwen of inrichten, kun je eigenlijk niet zonder hulp van deskundigen. Niet iedereen heeft die binnen de vereniging. Soms kunnen deskundigen helpen als sponsoring, geheel of gedeeltelijk. Maak gebruik van het netwerk van de deskundigen die je inschakelt. Koop lokaal en koop bij sponsoren! Bespreek goed wat je wel en niet van elkaar kunt verwachten en vraag bij sponsoring wat je als tegenprestatie kunt doen. En bedenk dat een deskundige geld kost, maar ook kosten kan besparen. Goede voorbereiding is het halve werk. Een vergunning wordt eerder verstrekt als er een professioneel plan wordt ingediend.

Architect – een echte architect is ingeschreven in het Architectenregister (BNA). Er zijn daarnaast ook niet-gekwalificeerde ontwerpers, die zich wel “ontwerper” of “bouwkundig adviseur” mogen noemen. Een architect:

  1. helpt bij het vooronderzoek, informatie bestemmingsplan en opstellen programma van eisen
  2. maakt een schetsplan en dient de bouwaanvraag in bij de gemeente
  3. zorgt voor uitwerking van een plan, maatvoeringstekeningen en detailtekeningen
  4. schrijft een bestek
  5. maakt begroting en aanbesteding, prijsonderhandeling met aannemer
  6. doet de directievoering en toezicht tijdens uitvoering
  7. doet de eindoplevering.

Constructeur – is nodig om de berekeningen van fundering, beton- en staalconstructies en stabiliteit uit te voeren. Vaak heeft de architect zelf een relatie met één of meer constructeursbureau’s. 

Aannemer – voert de bouw uit. Grof gezegd zorgt de aannemer ervoor dat een gebouw er zo komt te staan als op de tekening. Dat kan met eigen personeel, onderaannemers of misschien met vrijwilligers uit de vereniging. De aannemer koopt het materiaal in. Maar let op, door rechtstreeks in te kopen (op aanwijzing van de deskundigen), kun je soms geld besparen.

Juridisch adviseur – hieraan is voornamelijk behoefte in het voorbereidingstraject, onder meer als sprake is van een inspraakprocedure waarin de vereniging belanghebbende is, bij het overleg met de gemeente over een afkoopregeling en bij het opstellen en ontbinden van opstalcontracten.

Fiscalist – deze kan onder andere een rol spelen bij fiscale aspecten die een rol spelen bij de afweging om te kiezen voor de stichtingsvorm (en eventueel uitwerking daarvan) en bij terugvordering van omzetbelasting over zogenaamde ‘belaste’ investeringen.

Akoestiek
Waar muziek gemaakt wordt, is een goede akoestiek belangrijk. Maar wat is goede akoestiek? In een ruimte met een ‘goede akoestiek’ speel je gemakkelijk en is het geluid dat je met z’n allen produceert aangenaam om naar te luisteren. Je hoort jezelf goed, maar ook je buurman of degene die aan de andere kant van het orkest zit. Er zijn heel veel aspecten van invloed op de akoestiek. De vorm van een ruimte en de stoffering hebben veel invloed. Harde oppervlakken, zoals tegels en glas weerkaatsen het geluid, zachte oppervlakken zoals vloerbedekking en gordijnen dempen het geluid. 

Praten vraagt een andere akoestiek dan muziek maken. Sterker nog, een harmonieorkest vraagt een andere akoestiek dan een drumband.  Als je een optimale akoestiek wilt, kun je het beste een gespecialiseerd bedrijf inschakelen. Het liefst een bedrijf dat ook ervaring heeft met het inregelen van akoestiek voor muziekverenigingen.

Ander geluid
Als je een verenigingsgebouw gaat ontwerpen of als je gaat verhuizen, is naast akoestiek ook de overdracht van ander geluid belangrijk. We hebben het dan vooral over geluidsoverdracht via de lucht. Het is verstandig om maatregelen te treffen die voorkomen dat het geluid buiten te horen is, maar ook omgekeerd. Repeteren is niet prettig als omgevingsgeluiden binnen te horen zijn. Ook tussen de onderlinge ruimtes is geluidsisolaties van belang. Je wilt niet repeteren als je geluiden uit leslokalen of van vergaderingen of de afwas hoort.

Diversen
Onderstaande aspecten zijn voor elke repetitielocatie van belang.

Verwarming en verkoeling
Hoe fijn is het als je de repetitieruimte binnenkomt en de temperatuur is aangenaam. Het ideale systeem regelt dat de temperatuur tijdens de repetitie constant is en dan ook door de hele ruimte, dus niet warm bij de verwarming en koud bij de deur. Deskundig advies is hier ook aan te raden, maar de uitvoering is natuurlijk afhankelijk van het beschikbare budget.Duurzaamheid is een aspect dat een steeds grotere rol gaat spelen.

Ventilatie
Ventileren is het voortdurend verversen van lucht. De buitenlucht vervangt telkens (een deel van) de binnenlucht die vervuild is door bijvoorbeeld vocht, stof en ziekteverwekkers. Ventileren is mogelijk via natuurlijke ventilatie (bijvoorbeeld roosters of kieren) of via mechanische ventilatie (ventilatiesysteem) (definitie volgens hygiënerichtlijnen; wettelijke eisen: Bouwbesluit, afdeling 3.6). Ventileren is dus niet het rondblazen van lucht door een ventilator; dat is juist extra gevaarlijk.

Meerdere universiteiten en kennisinstituten doen onderzoek naar de verspreiding van aerosolen en/of de aerogene verspreiding van SARS-CoV-2 in een ruimte. Het RIVM volgt deze ontwikkelingen. Indien daartoe aanleiding is, zal het huidige beleid worden herzien. Het is op dit moment onduidelijk of aerogene verspreiding een relevante rol speelt bij de verspreiding van het virus. Een uitzondering vormen aerosolvormende handelingen in de zorg, waar aanvullende maatregelen worden geadviseerd.

Voor woningen en (bedrijfs)gebouwen, inclusief binnensportlocaties, is het daarom vooralsnog niet nodig af te wijken van huidige eisen voor ventilatie (luchtverversing) in het Bouwbesluit en de geldende landelijke richtlijnen. Wel is van belang na te gaan of ruimtes die voor bepaalde activiteiten gebruikt worden (zoals sportscholen en vergaderruimtes), hiervoor ook oorspronkelijk bedoeld waren en het ventilatiesysteem hiervoor geschikt is.

Elektriciteit
Het is verstandig om elektriciteit door een erkende installateur te laten aanleggen. Er is in elk geval goedkeuring nodig. Volgens de Nederlandse wet moeten elektrische installaties in woningen en gebouwen voldoen aan het Bouwbesluit. Dit Bouwbesluit verwijst voor laagspanningsinstallaties (tot 1000 V wisselspanning) naar NEN 1010. Denk er ook aan dat voor sommige apparatuur krachtstroom nodig is. Zorg voor voldoende groepen in de groepenkast en houd rekening met enige uitbreiding. Er komt steeds meer elektrische apparatuur, ook voor de hafabra-orkesten (elektrische gitaren, synthesizer, mengpanelen etc.).

Licht
Niets is zo vervelend als repeteren met onvoldoende licht. Voor vergaderen is ander licht nodig dan voor het gezellige samenzijn na de repetitie. Als het om licht gaat, zijn de volgende termen van belang:
Lumen: de hoeveelheid licht die door een lichtbron wordt uitgezonden. Dit kan gericht licht zijn of omgevingslicht.
Lux: de hoeveelheid licht die op een bepaald oppervlakte terecht komt.
Kelvin: geeft aan wat de lichtkleur is.
Ook hier is het verstandig om een deskundige in te schakelen. Als je met een leverancier van verlichting afspreekt om er armaturen en lampen te kopen, is het advies vast gratis.
In het kader van duurzaamheid kun je kiezen voor verlichting die uitgaat als een ruimte leeg is. Dit bespaart je uiteindelijk ook energiekosten.

Beveiliging
Zelfs als inbrekers niets meenemen, zal er schade ontstaan als indringers het verenigingsgebouw binnenkomen. Zorg voor goede sloten of werk met een toegangssysteem met pasje, dat gebruikers individueel toegang geeft tot bepaalde ruimtes. Geef sowieso niet te veel mensen een sleutel. Een toegangscode is al snel bij veel mensen bekend. Zeker als er kostbare instrumenten worden opgeslagen, is het advies van een beveiligingsdeskundige aan te bevelen. Een deskundige kan ook aanraden om (stil) alarm of camera’s te installeren. Vraag eventueel ook advies bij de instantie waar de instrumenten-/uniformenverzekering is afgesloten.