Als vereniging wil je graag je nieuws bij een groot publiek onder de aandacht brengen. Laat geen kansen liggen om gratis reclame te maken. Als je echt nieuws hebt, stuur dan een persbericht naar de media, dan is de kans groot dat de redactie het plaatst. Zorg dat je goed weet welke (lokale en regionale) media door jouw doelgroep gelezen worden. Lokale kranten, de VVV en andere lokale initiatieven hebben vaak een website, waar je je nieuws of agenda direct kunt plaatsen. Maak ook daarvan gebruik. Zet alle adressen in een overzicht, dan weet je zeker dat je er nooit een vergeet. Stuur je persbericht apart naar elke redactie of gebruik BCC (verborgen ontvanger) als je een mail naar meerdere adressen stuurt. Meestal krijg je wel een ontvangstbevestiging. Je kunt altijd even nabellen natuurlijk.
Wat is nieuws?
Nieuws is interessant voor een grote groep mensen en het is actueel. Een bericht waarin je een activiteit aankondigt, wordt eerder geplaatst dan een verslag van de activiteit. Als je bericht een menselijk element bevat, dan heeft het nog meer nieuwswaarde. Een objectief bericht heeft grotere plaatsingskans. Voorbeelden van nieuws:
- activiteiten/evenementen/uitjes
- jubilea/bestuurswisselingen
- nieuwe sponsoren
Op tijd versturen
Kranten hebben een verschijningsdatum en een uiterste inleverdatum voor de kopij. Informatie daarover vind je in de krant. Plan goed wanneer je de berichten verstuurt. Wacht niet tot 5 voor 12, als de inlevertermijn om 12 uur sluit, maar verstuur het bericht ook niet te vroeg. Stuur het bijvoorbeeld net na het verschijnen van een editie.
Hoe schrijf je een goed persbericht?
Bovenaan een nieuwsbericht staat een prikkelende kop. Maak de lezer nieuwsgierig. Hou de kop wel zo kort mogelijk en neutraal. Is de kop te lang of past deze niet bij het artikel, dan kan de redactie zelf een kop bedenken en soms pakken journalisten iets, wat jij niet het meest belangrijk vindt.
Het belangrijkste nieuws zet je in de eerste (dikgedrukte) alinea. Daar moet je de vragen van de lezer (wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe?) al beantwoorden. Als de redactie je bericht wil inkorten, kunnen ze die alinea gebruiken. Schrijf daarom per persbericht ook maar één boodschap.
Beperk het aantal woorden. 250 woorden is een mooie lengte. Schrijf in een makkelijk leesbaar lettertype, zoals Arial 10 of Calibri 11. Zet de regelafstand op 1,15 of 1,5. Gebruik eventueel tussenkopjes voor maximaal 2 volgende alinea’s, waarin je je nieuws wat meer uitdiept. Hoe verder je in het bericht komt, hoe meer achtergrondinformatie. Stel het bericht zo op, dat het niet erg is als de laatste alinea niet wordt gepubliceerd. Schrijf zoals een journalist zou doen, dus niet in de ik- of wij-vorm. Dus niet: Wij hopen op veel deelnemers, maar: De vereniging hoopt op veel deelnemers. Schrijf in de tegenwoordige tijd en actief. Dus ‘organiseert’ in plaats van ‘wordt…georganiseerd’. Vermijd lange zinnen en muzikale vaktermen. En als je ze toch gebruikt, leg ze dan uit. Enne… maak geen spel- of grammaticafouten!
In de afsluiting staat de actie. Wat moet de lezer doen en hoe. Kijk op de website (www.onzeclub.nl), meld je aan (met (e-mail)adres), bezoek ons evenement (waar kun je kaartjes kopen?).
Overige tips
Verstuur je persbericht per e-mail als document en niet als pdf. Eventuele opmerkingen voor de redactie kun je in je e-mail zetten. Zet je gegevens erbij, zodat de redactie contact met je kan opnemen als ze vragen hebben.
Foto
Altijd een foto meesturen, dat verhoogt de attentie waarde. Stuur een foto die rechtenvrij is en zet dat ook in het begeleidend schrijven. Misschien wil de fotograaf naamsvermelding. Maak een leuk bijschrift bij de foto. Vertel wat op de foto gebeurt. Voor gedrukte media moet je foto’s in een hoge resolutie aanleveren. Bijvoorbeeld een foto van 1 mb of minimaal 1350 x 2000 pixels.
Social Media
Plaats je persbericht ook op je website, je Facebookpagina en/of Twitter. Maar doe dit niet ruim voor het verschijnen van de gedrukte krant. De redactie hiervan wil namelijk graag NIEUWS brengen.
Persoonlijk contact
Kijk in de lokale kranten wie op de redactie werken en probeer persoonlijk contact te leggen. Het is altijd handig als je iemand van de redactie kent. Nodig journalisten en/of de redactie uit voor je concert of voor de repetitie in aanloop naar een concert. Een journalist krijgt vaak meer ruimte in de krant dan een ingestuurd persbericht.